Tâches d’équité en matière d’emploi

Programme légiféré d'équité en matière d'emploi

Nous avons divisé en courts segments les tâches que les employeurs assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi doivent accomplir pour constituer et maintenir une main-d'œuvre représentative et réaliser l'équité en matière d'emploi dans leur milieu de travail :

  • Tâche permanente : Respectez vos exigences en matière de communication, de consultation et de tenue de registres
  • Tâche 1 : Recueillir vos données sur l'effectif
    • Modèle de questionnaire d'auto-identification
  • Tâche 2 : Créer des fichiers d'employés, de promotion et d'employés temporaires
    • Comprend : Comment préparer les informations salariales requises
    • Codes de données sur l'effectif
  • Tâche 3 : Analyser vos données sur l'effectif
  • Tâche 4 : Examiner vos systèmes d'emploi
    • Modèle de liste des politiques et pratiques en matière de ressources humainese
  • Tâche 5 : Créer, mettre en œuvre et maintenir un plan d'équité en matière d'emploi
    • Modèle de plan d'équité en matière d'emploi
  • Tâche 6 : Présenter un rapport annuel au plus tard le 1er juin
  • Tâche 7 : Examiner les formulaires 1 à 6
  • Tâche 8 : Préparer votre compte rendu narratif
    • Exemples d'écarts

En accomplissant ces tâches, votre organisation se conformera à la Loi sur l'équité en matière d'emploi et sera préparée pour une vérification de conformité, qui peut être effectuée à tout moment par la Commission canadienne des droits de la personne.

Programme de contrats fédéraux

Pour réaliser l'équité en matière d'emploi, les employeurs assujettis au Programme de contrats fédéraux (PCF) devront remplir la plupart (sinon la totalité) des exigences identifiées dans les tâches 1-3 et 7 ci-dessus. Les tâches propres au PCF sont également expliquées en deux parties :

  • Tâche 9 : Préparer la première évaluation de conformité et les évaluations subséquentes
  • Tâche 10 : Remplir votre rapport des réalisations

En accomplissant ces tâches, votre organisation s'assurera de respecter les conditions de son Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi et sera prête pour une évaluation de conformité, effectuée par le Programme du travail.

Plusieurs de ces tâches sont liées à des modèles ou à des exemples d'outils ainsi qu'à des sections spécifiques du guide de l'utilisateur du Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail pour vous aider à assumer vos responsabilités en matière d'équité en emploi.

Liens connexes :

Tâche permanente : Respectez vos exigences en matière de communication, de consultation et de tenue de registres

Cette tâche du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi comprend les éléments ci-après :

  • communiquer régulièrement à vos employés et à leurs représentants des renseignements portant sur :
    • l'équité en matière d'emploi
    • les activités d'équité en matière d'emploi de votre organisation
    • les progrès de votre organisation en matière d'équité en matière d'emploi
  • consulter et collaborer régulièrement avec les représentants et/ou les agents négociateurs de vos employés
  • tenir à jour les dossiers sur vos données et activités relatives à l'équité en matière d'emploi

Sur cette page :

Pourquoi la communication et la consultation sont-elles importantes

En communiquant régulièrement avec vos employés, la direction, les représentants des employés et les agents négociateurs, et en consultant ces personnes, vous les aiderez à comprendre l'importance de l'équité en matière d'emploi et à participer aux activités d'équité en matière d'emploi de votre organisation. Cela renforcera également l'engagement et la responsabilité de votre organisation et de la haute direction à l'égard de l'équité en matière d'emploi.

Les autres avantages de ces activités sont les suivants :

  • une communication permanente démontre la transparence et la responsabilité
  • la consultation et la collaboration garantissent que les points de vue des employés et de leurs représentants sont pris en compte lors de la réalisation des activités
  • la consultation et la collaboration permettent également aux représentants des employés et aux agents négociateurs de :
    • réagir à l'avancement d'initiatives spécifiques
    • contribuer à de nouvelles actions ou à des questions émergentes

Ce qu'il faut communiquer à vos employés et à leurs représentants

Nous recommandons que le chef de votre organisation, comme le président ou le directeur général, émette la première communication comprenant l'information ci-après :

  • démontrer l'importance de l'équité en matière d'emploi au plus haut niveau
  • expliquer l'objectif de l'équité en matière d'emploi et ses avantages en milieu de travail
  • réitérer l'engagement de l'organisation en faveur de l'équité en milieu de travail et les actions prévues pour y parvenir
  • nommer et indiquer les coordonnées du haut fonctionnaire responsable des activités d'équité en matière d'emploi

Votre organisation doit ensuite communiquer avec les employés et leurs représentants lors des autres tâches liées à l'équité en matière d'emploi, comme suit :

  • Collecte de données sur l'effectif
    • expliquer le but de l'équité en matière d'emploi
    • inviter les employés à participer à un comité d'équité en matière d'emploi
    • présenter et expliquer le questionnaire d'auto-identification
    • fournir des informations de suivi sur le questionnaire
    • rappeler régulièrement aux employés :
      • que l'auto-identification est confidentielle
      • qu'ils peuvent mettre à jour leurs informations d'auto-identification
      • que les informations sont gardées confidentielles et séparées des dossiers du personnel
    • partager les résultats de l'enquête
  • Analyse de l'effectif
    • partager les résultats des analyses avec les employés, la direction, les représentants des employés et les agents négociateurs
    • les inviter à discuter des questions liées à l'analyse
  • Examen des systèmes d'emploi
    • exprimer l'engagement des cadres supérieurs et des agents négociateurs
    • expliquer l'objectif de l'examen et comment il profite à votre organisation et à vos employés
    • décrire sa méthodologie, y compris la manière dont les informations seront recueillies et utilisées
    • assurer aux employés que toutes les informations recueillies resteront confidentielles
    • nommer les personnes impliquées dans le processus
    • inviter les autres à participer et expliquer comment ils peuvent le faire
    • indiquer quand les résultats sont attendus et comment ils seront utilisés dans le plan d'équité en matière d'emploi
    • garantir aux employés que les politiques et pratiques existantes et nouvelles seront contrôlées et évaluées en permanence
    • annoncer les résultats de l'examen des systèmes d'emploi
  • Plan d'équité en matière d'emploi
    • consulter les représentants des employés et les agents négociateurs sur le plan proposé et incorporer leur contribution, si possible
    • élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication pour promouvoir et partager le plan d'équité en matière d'emploi de votre organisation
      • annoncer le plan aux employés, aux gestionnaires, aux groupes représentatifs et aux agents négociateurs
      • décrire les activités et les mesures d'équité en matière d'emploi que votre organisation met en œuvre
      • partager les rapports d'avancement de vos efforts, y compris les activités mises à jour
      • communiquer les événements ou activités spéciales au fur et à mesure de leur planification et de leur déroulement
    • consulter les employés sur la mise en œuvre et le suivi de votre plan
  • Rapport annuel
    • partager une copie du rapport avec les représentants des employés et les agents négociateurs

Il est important de communiquer fréquemment avec les employés et leurs représentants lorsque votre organisation commence ses activités d'équité en matière d'emploi et au moins une fois par an par la suite. La communication de la part de la haute direction est particulièrement efficace.

Quand consulter et collaborer avec les représentants des employés et les agents négociateurs?

Consultez les représentants des employés et les agents négociateurs sur la meilleure façon de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi dans votre organisation. Ces représentants devraient ensuite être consultés à divers moments du processus d'équité en matière d'emploi, et au moins une fois par an par la suite.

De nombreuses organisations maintiennent un comité d'équité en matière d'emploi actif pour assurer des consultations régulières et informées entre la direction et les représentants des employés. D'autres s'appuient sur les structures syndicales-patronales existantes, comme les comités de santé et de sécurité, ou créent une nouvelle structure pour se concentrer sur l'équité en matière d'emploi.

Vous devriez également encourager les agents négociateurs à participer aux consultations sur l'équité en matière d'emploi ou à désigner une personne pour y participer en leur nom. Si la collaboration avec les représentants des employés et les agents négociateurs n'est pas possible, les employeurs doivent tout de même remplir leurs obligations en matière d'équité en emploi.

Quels registres conserver, et pendant combien de temps?

Il est important de conserver des documents électroniques et/ou sur papier des activités d'équité en matière d'emploi de votre organisation tout au long du processus afin de pouvoir démontrer la conformité aux exigences réglementaires lors d'un audit. Les documents peuvent comprendre, par exemple, des procès-verbaux ou des notes de réunions.

Vous êtes également tenu de conserver les dossiers suivants pendant au moins 2 ans après la fin d'un plan d'équité en matière d'emploi auquel les dossiers se rapportent:

  • le questionnaire d'auto-identification et les informations connexes remis aux employés
  • les informations utilisées pour analyser vos données sur l'effectif
  • Le rapport sommaire des résultats de l'analyse de l'effectif et les tableaux détaillés ainsi que les rapports sommaire et détaillé générés de WEIMS
  • le rapport sommaire des activités et des résultats de l'évaluation de vos systèmes d'emploi
  • le plan actuel d'équité en matière d'emploi et toute version antérieure
  • les activités d'évaluation de la mise en œuvre du plan d'équité en matière d'emploi
  • les informations communiquées aux employés

En outre, vous devez conserver une copie électronique ou papier de votre rapport annuel et des données que vous avez utilisées pour générer les formulaires 1 à 6 pendant 2 ans après l'année de leur dépôt.

Lenfin, vous devez conserver les documents suivants sur chaque employé pendant au moins 2 ans après que l'employé ne travaille plus pour votre organisation:

  • l'appartenance à un groupe désigné
  • le groupe professionnel, y compris le code de la Classification nationale des professions
  • le salaire, à l'exclusion de la rémunération des primes et des heures supplémentaires
  • la période (nombre de semaines, par exemple) pendant laquelle le salaire est versé
  • le nombre d'heures travaillées et payées
  • la rémunération des primes
  • la rémunération des heures supplémentaires
  • le nombre d'heures supplémentaires effectuées et payées
  • les augmentations salariales
  • les promotions

Tâche 1 : Recueillir des données sur l'effectif

Cette tâche liée au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi et Programme de contrats fédéraux comprend :

  • l'élaboration d'un questionnaire d'auto-identification afin de recueillir et de maintenir à jour les informations sur votre effectif
  • l'obtention de taux de réponse élevés au questionnaire

Sur cette page :

Outil clé :

Pourquoi recueillir des données sur l'effectif

La collecte d'information auprès de tous les employés de votre effectif vous sera utile pour :

  • déterminer la représentation des membres des 4 groupes désignés dans votre organisation, y compris par groupe professionnel
  • fixer des objectifs pour réduire et éliminer la sous-représentation
  • accomplir vos autres tâches obligatoires en matière d'équité en emploi

Quelles informations recueillir

Vous devez préparer et distribuer (par courriel, sur le site Web ou manuellement) un questionnaire d'auto-identification à tous vos employés afin qu'ils puissent indiquer s'ils appartiennent à un ou plusieurs des groupes désignés. Le questionnaire est également un moyen utile de savoir si certains de ces employés souhaitent participer aux activités d'équité en matière d'emploi de votre organisation.

Nous avons préparé un modèle de questionnaire d'auto-identification pour vous aider dans cette tâche.

Employeurs du Programme de contrats fédéraux

Lorsque vous êtes admis au Programme, l'agent du Programme d'équité en milieu de travail qui vous est assigné demandera à examiner votre questionnaire avant qu'il ne soit envoyé aux employés afin de s'assurer qu'il répond aux exigences.

Outre les données de représentation recueillies par le biais du questionnaire, vous avez besoin des données relatives à l'embauche, à la promotion et à la cessation d'emploi des employés pour créer et mettre à jour les fichiers d'employés et/ou de promotions pour vos évaluations de conformité.

Programme légiféré d'équité en matière d'emploi : Employeurs

Outre les données de représentation recueillies par le biais du questionnaire, vous devez également recueillir les données ci-après provenant de vos dossiers d'emploi :

Pour les employeurs du PLÉME, les salariés comprennent toutes les personnes employées sur une base permanente à temps plein et permanente à temps partiel, ainsi que les personnes employées sur une base temporaire pendant 12 semaines ou plus au cours d'une année civile. Cela inclut les employés en congé de longue durée, quelle qu'en soit la forme.

Pour les employeurs du PCF, les employés comprennent toutes les personnes employées sur une base permanente à temps plein et permanente à temps partiel. Cela inclut les employés en congé de longue durée, quelle qu'en soit la forme.

Éléments requis d'un questionnaire d'auto-identification

Le questionnaire d'auto-identification de votre organisation doit comprendre ces 7 éléments :

  • une déclaration de confidentialité pour que les employés sachent que les réponses sont strictement confidentielles et ne seront utilisées que par les personnes autorisées pour remplir les obligations de la Loi sur l'équité en matière d'emploi
  • un moyen d'identifier l'employé qui a rempli le questionnaire
  • une déclaration indiquant aux employés que le fait de répondre aux questions est volontaire (vous pouvez obliger les employés à renvoyer les questionnaires incomplets ou sans réponse)
  • une déclaration informant les employés qu'ils peuvent modifier leurs réponses à tout moment
  • les définitions exactes des groupes désignés, telles qu'elles sont énoncées dans la Loi sur l'équité en matière d'emploiem
  • une déclaration indiquant aux employés qu'ils peuvent s'identifier comme membres de plus d'un des quatre groupes désignés
  • une déclaration indiquant aux employés qu'ils peuvent obtenir l'enquête dans un format alternatif ou obtenir de l'aide pour remplir l'enquête

Conseils pour obtenir un taux de réponse élevé au questionnaire

Une communication ouverte et cohérente avec les employés et leurs groupes représentatifs au sujet du plan d'équité en matière d'emploi de votre organisation est un excellent moyen de démontrer votre engagement envers un milieu de travail équitable et inclusif - et de motiver les employés à répondre au questionnaire d'auto-identification. La communication, la consultation et la collaboration avec les employés et les groupes représentatifs constituent également des exigences en matière d'équité en matière d'emploi pour les employeurs participant au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi. Cela comprend :

  • présenter et expliquer l'objectif du questionnaire d'auto-identification
  • partage des informations de suivi sur le questionnaire

Nous recommandons d'affecter du personnel pour répondre aux questions des employés sur le questionnaire et pour les aider à le remplir, si une assistance est demandée. Il est également important de fixer une date limite pour la réception des questionnaires remplis

Visez un taux de réponse et de retour de 100 % pour votre questionnaire.

Un taux de réponse et de retour au questionnaire de 80 % ou plus est nécessaire pour que vous ayez une image fidèle de la représentation des membres des groupes désignés dans votre organisation. Si vous n'avez pas atteint ce taux, vous devez :

  • faire un suivi auprès des employés qui n'ont pas renvoyé le questionnaire ou ne l'ont pas entièrement rempli
  • rappeler aux employés qu'il est important de recueillir ces renseignements et qu'il est obligatoire de retourner le questionnaire

Vous devez enregistrer le nombre de questionnaires :

  • envoyés aux employés
  • retournés en blanc
  • retournés partiellement remplis
  • entièrement remplis

Les employeurs du Programme de contrats fédéraux déclarent cette information lors de leur première évaluation de conformité, tandis que les employeurs du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi la déclarent lors d'un audit.

Comment maintenir à jour les données sur l'effectif

Votre questionnaire d'auto-identification doit être remis à tous les nouveaux employés embauchés après la date à laquelle il a été envoyé dans toute l'organisation. Il doit également être disponible pour les employés qui demandent à modifier les renseignements qu'ils vous ont fournies initialement ou qui demandent à voir leur questionnaire.

YVous devez également tenir compte des questionnaires remplis lorsque des changements interviennent dans le statut d'un employé, tels que des promotions, des salaires et des licenciements. Enfin, n'oubliez pas de conserver le questionnaire d'un employé pendant au moins 2 ans après qu'il ne travaille plus pour vous.

Liens connexes :

Modèle de questionnaire d'auto-identification

Le modèle suivant a été préparé pour aider les employeurs à sonder leurs employés afin de déterminer la représentation des quatre groupes désignés dans leur organisation. Les employeurs sont invités à adapter ce modèle en fonction des objectifs de leur plan d'équité en matière d'emploi et de leurs politiques et pratiques organisationnelles. Les éléments requis par la Loi sur l'équité en matière d'emploi ou le Programme de contrats fédéraux doivent être conservés. Ces éléments sont identifiés ci-dessous.

La Loi sur l'équité en matière d'emploi (la Loi) désigne quatre groupes : les femmes, les AutochtonesNote de bas de page1, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. À des fins de conformité, il est nécessaire d'utiliser les définitions des groupes désignés telles qu'elles sont rédigées dans la Loi. Les organisations peuvent inclure des renseignements supplémentaires dans leur enquête sur l'effectif, comme des exemples de caractéristiques des groupes désignés et un texte descriptif à l'appui.

Les programmes provinciaux d'équité et de diversité peuvent également exiger qu'une organisation recueille des données sur son effectif. Lorsque des noms et des définitions de groupes distincts sont utilisés par ces programmes, l'employeur doit indiquer clairement chaque nom, chaque définition et le programme fédéral ou provincial auquel il est associé. Des sections distinctes peuvent être utilisées sur le questionnaire pour assurer la clarté entre tous les programmes.

Ce document peut être enregistré dans d'autres formats pour être utilisé au sein de votre organisation si nécessaire.

Dans ce modèle, vous trouverez les sections suivantes :

AVIS IMPORTANT : Pour les employeurs assujettis au PCF, avant de sonder votre effectif, vous devez partager une copie du questionnaire avec le Programme du travail pour vous assurer qu'il répond à toutes les exigences obligatoires.

Instructions pour remplir le questionnaire

Dans le cadre de notre programme d'équité en matière d'emploi, nous recueillons des renseignements sur notre effectif au moyen de ce questionnaire. Le fait de s'identifier comme membre d'un groupe désigné (femmes, peuples autochtonesNote de bas de page2, personnes handicapées et membres de minorités visibles) nous aidera à dresser un portrait exact de notre effectif.

Notre lieu de travail est un environnement sûr dans lequel les employés peuvent s'identifier. En tant qu'employé, vous pouvez demander les aménagements dont vous avez besoin pour vous acquitter au mieux de vos tâches professionnelles.

Les réponses que vous fournissez sur ce formulaire seront conservées à des fins statistiques uniquement. Votre confidentialité est protégée et ne sera pas utilisée à des fins non autorisées, comme indiqué dans l'Avis de confidentialité figurant à la fin de ce questionnaire.

Informations importantes

  • La participation aux sections B à E est volontaire.
  • Même si vous choisissez de ne pas remplir d'informations supplémentaires, il est obligatoire :
    • d'indiquer votre nom et votre numéro d'employé (section A)
    • de signer et dater le document (section F)
    • de renvoyer le questionnaire aux ressources humaines.
  • Nous vous encourageons à revoir, mettre à jour et corriger les informations vous concernant à tout moment.
  • Notez que le questionnaire est disponible en braille, en gros caractères ou en format audio sur demande.

Enquête sur l'effectif

  1. Informations sur les employés (Obligatoire)

    Nom : ___________________________________________

    Numéro d'employé : ______________________________

    Remarque : Les champs ci-dessus sont donnés à titre indicatif. Les organisations peuvent inclure des champs supplémentaires au besoin (p. ex., titre du poste, section/division, statut d'emploi). Aux fins de l'équité en matière d'emploi, les organisations peuvent utiliser n'importe quelle combinaison d'identifiants pour recueillir les données sur l'équité en matière d'emploi auprès des employés.

  2. Données à des fins d'équité en matière d'emploi (facultatif)

    Après avoir lu les descriptions dans les sections ci-dessous, répondez « Oui » si vous vous identifiez comme appartenant à l'un des groupes désignés. Veuillez noter que vous pouvez vous identifier comme appartenant à plus d'un groupe.

    Sexe (facultatif)

    Les « femmes » sont un groupe désigné en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Cette loi ne définit pas le terme « femme ».

    Aux fins de l'équité en matière d'emploi, vous identifiez-vous comme une femme ?

    Oui Non

    Autochtones

    Selon la Loi sur l'équité en matière d'emploi, « les Autochtones désignent les personnes qui sont des Indiens, des Inuits ou des Métis ». Les termes « peuples autochtones » et « Premières Nations » sont plus couramment utilisés que « Indiens ».

    Aux fins de l'équité en matière d'emploi, vous identifiez-vous comme un Autochtone ?

    Oui Non

    Minorités visibles

    Selon la Loi sur l'équité en matière d'emploi, « les minorités visibles sont les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n'ont pas la peau blanche ».

    Une personne peut être membre d'une minorité visible, quel que soit son lieu de naissance ou sa citoyenneté.

    Les exemples de minorités visibles incluent, mais ne sont pas limités à :

    • Asiatique du Sud (par exemple, Indien de l'Inde, Pakistanais, Sri Lankais, etc.)
    • Chinois
    • Noir
    • Philippin
    • Latino-Américain
    • Arabe
    • Asiatique du Sud-Est (par exemple, Vietnamien, Cambodgien, Laotien, Thaïlandais, etc.)
    • Asiatique occidental (par exemple, Afghan, Iranien, etc.)
    • Coréen
    • Japonais
    • Personnes d'origine mixte (par exemple, dont l'un des parents est membre d'une minorité visible)

    Aux fins de l'équité en matière d'emploi, vous identifiez-vous comme membre d'une minorité visible ?

    Oui Non

    Personnes handicapées

    Selon la Loi sur l'équité en matière d'emploi, « les personnes handicapées sont des personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d'ordre psychiatrique ou en matière d'apprentissage et :

    1. soit considèrent qu'elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi, ou
    2. soit pensent qu'elles risquent d'être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d'éventuels employeurs en raison d'une telle déficience.

    La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l'objet de mesures d'adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail ».

    Les aménagements du lieu de travail peuvent comprendre l'utilisation d'aides techniques, la modification de l'équipement ou des modalités de travail alternatives.

    La déficience désigne toute difficulté qui dure six mois ou plus et qui limite vos activités quotidiennes. Les exemples de déficience comprennent, sans s'y limiter, les difficultés :

    • de vision (même en portant des lunettes ou des lentilles cornéennes)
    • d'audition (même avec un appareil auditif)
    • à marcher, à utiliser des escaliers, à utiliser ses mains ou ses doigts ou d'autres activités physiques
    • à apprendre, à se souvenir ou à se concentrer
    • des problèmes émotionnels, psychologiques ou de santé mentale

    Aux fins de l'équité en matière d'emploi, vous identifiez-vous comme une personne handicapée ?

    Oui Non

  3. Données supplémentaires à des fins de mesures d'adaptation (facultatif)

    Veuillez préciser comment nous pouvons vous aider à participer plus pleinement au travail. Notez que si nous mettons en œuvre ces mesures d'adaptation, elles n'auront pas d'impact négatif sur votre embauche, votre formation, votre promotion et votre maintien dans notre organisation.

  4. Participation volontaire des employés (facultatif)
    1. Veuillez indiquer ci-dessous si vous souhaitez que vos informations d'auto-identification soient utilisées pour des initiatives d'équité en matière d'emploi.

      Oui Non

    2. Dans le cadre de notre travail continu sur l'équité en matière d'emploi, nous pouvons demander aux membres des groupes désignés de participer à une activité spécifique, comme un comité ou un groupe de discussion. Veuillez cocher « Oui » ci-dessous si vous acceptez d'être contacté pour participer à ce type d'activité.

      Oui Non

  5. Commentaires de l'employé (facultatif)

    Si vous avez des commentaires ou de la rétroaction sur notre programme d'équité en matière d'emploi, veuillez les fournir dans l'espace ci-dessous ou contacter notre représentant de l'équité en matière d'emploi par téléphone [numéro] ou par courriel [adresse]. Tous les commentaires seront traités de manière confidentielle.

  6. Signature de l'employé (obligatoire)

    Signature : ____________________________________ Date : _____________________

Merci de votre participation !

PVeuillez le renvoyer avant le [date limite] à : [coordonnées]

Déclaration des valeurs (facultatif)

Cette section est l'occasion de souligner à vos employés la valeur que votre organisation accorde à l'égalité au travail. Elle donne l'occasion de renforcer votre engagement à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi. C'est aussi l'occasion d'encourager vos employés à s'identifier volontairement comme appartenant à un ou plusieurs des groupes désignés.

Exemple de déclaration :

[L'organisation] promeut l'équité en matière d'emploi sur le lieu de travail afin de s'assurer que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles sont pleinement représentés à tous les niveaux de notre organisation. Notre programme d'équité en matière d'emploi garantit également que tous les employés sont traités équitablement et que nos pratiques d'embauche et de promotion sont fondées sur les qualifications et les capacités.

Avis de confidentialité

Les renseignements que vous fournissez dans ce questionnaire d'auto-identification sont recueillis en vertu des articles 18 et 42 de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (la Loi) afin de permettre à notre organisation de recueillir des données sur l'effectif, de se conformer à la législation sur l'équité en matière d'emploi et de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi dans le milieu de travail.

Bien que la participation à l'enquête d'auto-identification soit volontaire, le refus de fournir des informations personnelles entraînera la saisie incomplète ou inexacte de nos données sur l'effectif.

Les renseignements que vous fournissez seront regroupés avec les données d'autres employés et partagés avec le Programme du travail d'Emploi et Développement social Canada dans le but de se conformer à la législation sur l'équité en matière d'emploi en vertu du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi ou du Programme de contrats fédéraux. . Sous réserve de la Loi, les renseignements personnels recueillis dans les rapports annuels des employeurs visés par le Programme légiféré d'équité en matière d'emploi peuvent être communiqués à la Commission canadienne des droits de la personne ainsi qu'à d'autres entités établies par le ministre du Travail, Emploi et Développement social Canada ou le Programme du travail à des fins de recherche. Ces renseignements peuvent également être utilisés et rendus publics sur demande à des fins d'analyse des politiques, de recherche et d'évaluation.

Les renseignements personnels que vous soumettez sont administrés conformément à la Loi sur l'équité en matière d'emploi, à la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social , et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Vous avez le droit de protéger vos renseignements personnels et d'y avoir accès, ce qui est décrit dans le fichier de renseignements personnels EDSC PPU 739 - Équité en matière d'emploi. Lisez Information sur les programmes et les fonds de renseignements pour savoir comment accéder à cette information ou visitez votre bureau de Service Canada.

YVous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de vos renseignements personnels par l'institution.

Tâche 2 : Créer des fichiers d'employés, de promotions et d'employés temporaires

Cette tâche du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi comprend ce qui suit :

Cette tâche du Programme de contrats fédéraux comprend ce qui suit :

  • Créer votre fichier d'employé
  • Créer votre fichier de promotions pour une deuxième évaluation de conformité ou une évaluation subséquente
  • • Téléchargement des fichiers .txt d'employés et de promotions dans le SGIEMT pour générer l'analyse de l'effectif et les formulaires 1 à 6

Sur cette page :

Outils clés :

Qui doit préparer un ou plusieurs de ces fichiers

Employeurs du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi

Vous devez soumettre des informations numériques (quantitatives) sur votre effectif, y compris la représentation des 4 groupes désignés. Ces informations doivent être saisies dans 3 fichiers texte délimités par des tabulations, nommés et enregistrés comme suit :

  • employee.txt (pour tous les employés)
  • promo.txt (pour toutes les promotions)
  • term.txt (pour tous les employés temporaires et occasionnels)

Ces fichiers peuvent ensuite être téléchargés dans le SGIEMT pour produire votre rapport d'analyse de l'effectif, ainsi que les formulaires 1 à 6 pour votre rapport annuel.

Employeurs du Programme de contrats fédéraux

En préparation de votre première évaluation de conformité, vous devez saisir des informations numériques (quantitatives) sur votre effectif, y compris la représentation des quatre groupes désignés, dans un fichier texte délimité par des tabulations, nommé et enregistré sous le nom de :

  • employee.txt (pour tous les employés permanents à temps plein et à temps partiel)
  • promo.txt (pour toutes les promotions)

Ce fichier peut ensuite être téléchargés dans le SGIEMT pour générer votre analyse de l'effectif et le formulaire 1.

Lorsque vous vous préparez à une évaluation subséquente, vous devez également créer et téléverser dans le SGIEMT un fichier promo.txt pour indiquer combien d'employés permanents à temps plein et à temps partiel ont été promus depuis votre dernière évaluation de conformité (s'il y a eu des promotions). Ce fichier doit être téléchargé avec votre fichier employee.txt pour générer un rapport complet d'analyse de l'effectif et les formulaires 1, 2, 4, 5 et 6.

Comment préparer le fichier d'employés

Utilisez votre curseur pour faire défiler chaque colonne afin de voir une image agrandie du contenu et d'obtenir des instructions sur ce qu'il faut remplir. Les codes de données sur l'effectif vous aideront à remplir les colonnes B à F.

Notez que pour les salariés dont le statut dans la colonne F (Statut) est « 01 » (permanent à temps plein) ou « 02 » (permanent à temps partiel) et dont l'emploi a pris fin au cours de l'année de déclaration, les données dans les colonnes suivantes pour ces salariés ne sont pas requises (c'est-à-dire laisser les cellules vides).

  • Colonne I (rémunération versée)
  • Colonne L (nombre d'heures)
  • Colonne M (nombre de semaines)
  • Colonne N (taux de rémunération horaire)
  • Colonne O (prime)
  • Colonne P (rémunération d’heures supplémentaires)
  • Colonne Q (nombre d'heures supplémentaires)

Les employeurs du PCF n'incluent pas les colonnes J à Q.

Maximum 20 caractères : lettres, chiffres ou une combinaison des deux.

Chaque numéro d'employé doit être différent.

Insérez le code RMR à 2 chiffres et de la code province à 2 chiffres (y compris le zéro, le cas échéant).

Insérez le code RMR à 2 chiffres et de la code province à 2 chiffres (y compris le zéro, le cas échéant).

Insérez le code CNP à4 chiffres et le code SCIAN à 4 chiffres (y compris le zéro, le cas échéant).

Insérez le code CNP à4 chiffres et le code SCIAN à 4 chiffres (y compris le zéro, le cas échéant).

Insérez le code à 2 chiffres du statut de l'employé. Les employeurs du PCF n'utilisent pas les codes 03 ou 05.

Pour le statut d'employé 04 : Autre, laissez les colonnes I et L-Q vides et insérez ‘N’ dans les colonnes J et K.

Insérez un commentaire ou laissez cette colonne vide.

Insérez 'M' or 'F'.

Insérez la rémunération en utilisant uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales.

La rémunération doit correspondre aux données insérées dans les colonnes L et M.

La rémunération annuel est requis dans certains cas.

Le salaire n'est pas requis pour les employeurs du PCF.

Insérez 'Y' ou 'N'.

‘Y' est pour les employés qui sont payés sur la base de commissions uniquement.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez 'Y' ou 'N'.

La réponse "Y" ne concerne que les situations (autres que les commissions) où le nombre d'heures est inconnu.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales pour les heures partielles.

Le nombre d'heures doit correspondre aux données insérées dans la colonne I.

Laisser en blanc si l'employé reçoit un scénario spécial de rémunération ('Y' dans la colonne J ou K) ou si la colonne F est '04 : Autre'.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez les chiffres entre 2 et 53.

Le nombre de semaines doit correspondre aux données insérées dans la colonne I.

Laisser en blanc si ‘04 : Autres’ dans la colonne F.

Seulement les employeurs du PLEME.

Utilisé uniquement si ‘Y’ figure dans la colonne K.

Insérez uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales pour les heures partielles.

Laisser en blanc si ‘N’ dans la colonne K ou ‘04 : Autre’ dans la colonne F.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales.

Laissez en blanc si l'employé n'a pas reçu de prime, s'il est payé par une commission spéciale ('Y' dans la colonne J) ou si la colonne F est '04 : Autre'.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales.

La rémunération des heures supplémentaires doit correspondre aux données insérées dans la colonne Q.

Ne rien indiquer si l'employé n'a pas été rémunéré pour ses heures supplémentaires, s'il reçoit un salaire spécial sous forme de commission (‘Y’ dans la colonne J) ou si la colonne F est ‘04 : Autres’.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez uniquement des chiffres et jusqu'à 2 décimales pour les heures partielles.

Les heures supplémentaires doivent correspondre aux données insérées dans la colonne P.

Laisser en blanc si l'employé reçoit un salaire spécial ('Y' dans la colonne J ou K) ou si la colonne F est '04 : Autre'.

Seulement les employeurs du PLEME.

Insérez 'Y' ou 'N'.

Les employeurs qui déclarent pour la première fois peuvent insérer ‘N’ s'ils n'ont pas encore collecté ces données.

Insérez 'Y' ou 'N'.

Les employeurs qui déclarent pour la première fois peuvent insérer ‘N’ s'ils n'ont pas encore collecté ces données.

Insérez 'Y' ou 'N'.

Les employeurs qui déclarent pour la première fois peuvent insérer ‘N’ s'ils n'ont pas encore collecté ces données.

Insérez 10 caractères sous la forme YYYY-MM-DD ou YYYY/MM/DD.

Laissez en blanc si l'employé est classé dans la colonne F sous ‘03 : Temporaire’ ou ‘05 : Occasionnel’.

Insérez 10 caractères sous la forme YYYY-MM-DD ou YYYY/MM/DD.

Laissez en blanc si l'employé est classé dans la colonne F sous ‘03 : Temporaire’ ou ‘05 : Occasionnel’.

N.B. : Si vous avez saisi des titres dans la première ligne de chaque colonne, vous n'êtes pas tenu de supprimer la ligne avant de téléverser le fichier dans le SGIEMT. Cependant, lorsque des titres sont inclus dans la première ligne de votre fichier, un message d'erreur sera affiché dans le registre d’importation lorsque les données seront analysées dans le SGIEMT. Ce message d’erreur n'empêchera pas votre fichier d'être téléversé et analysé.

Lorsque vous avez fini de saisir les données, nommez votre fichier « employee » et enregistrez-le en format .txt (séparateur tabulation).

Calculs des rapports préparés par le système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT)

Employeurs du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi

Lorsque vos données sur l'équité en matière d'emploi sont téléversées, le SGIEMT génère vos formulaires d'équité en matière d'emploi.

Vous aurez la possibilité de consulter les résultats des calculs du SGIEMT et d'apporter les corrections nécessaires au fichier de données avant de soumettre votre rapport annuel.

À partir des données de l'année civile 2021, vous devez signaler les écarts de rémunération qui peuvent exister dans votre organisation entre :

  • les femmes et les hommes
  • les Autochtones et les non-Autochtones
    • les hommes autochtones et les hommes non-autochtones
    • les femmes autochtones et tous les hommes
    • les femmes autochtones et les hommes autochtones
    • les femmes autochtones et les femmes non-autochtones
  • les personnes handicapées et les personnes non handicapées
    • les hommes handicapés et les hommes non handicapés
    • les femmes handicapées et tous les hommes
    • les femmes handicapées et les hommes handicapés
    • les femmes handicapées et les femmes non handicapées
  • les minorités visibles et les personnes ne faisant pas partie des minorités visibles
    • les hommes minorités visibles et les hommes ne faisant pas partie des minorités visibles
    • les femmes minorités visibles et tous les hommes
    • les femmes minorités visibles et les hommes minorités visibles
    • les femmes minorités visibles et les femmes ne faisant pas partie des minorités visibles

Vous ferez également des déclarations sur le pourcentage de personnes recevant une prime et le pourcentage de personnes recevant une rémunération pour heures supplémentaires pour les hommes et les 4 groupes désignés, y compris les sous-groupes par sexe. Les écarts de rémunération à signaler sont les suivants :

  • écarts de rémunération horaire
  • les écarts de rémunération des primes
  • les écarts de rémunération des heures supplémentaires

Ils doivent également être signalés par :

Le fichier employee.txt que vous devez téléverser dans le SGIEMT comprend des colonnes supplémentaires dans lesquelles vous devez saisir les informations salariales requises. Utilisez votre curseur pour faire défiler les colonnes I à Q pour obtenir les instructions sur ce qu'il faut remplir.

Instructions du fichier employee.txt

Une fois que votre fichier employee.txt a été téléchargé dans le SGIEMT, le système calculera automatiquement les informations sur l'écart de rémunération que vous devez déclarer.

Comment préparer le fichier de promotions de vos employés

Insérez le numéro de l'employé, le numéro de la promotion et la date de la promotion dans chaque ligne. Lorsqu'un employé a plus d'une promotion, chacune d'elles doit être reportée dans une ligne séparée et elles doivent être dans l'ordre chronologique (comme indiqué ci-dessous). Lorsque vous avez fini de saisir les données, nommez votre fichier « promo » et sauvegardez-le en format .txt (séparateur-tabulation).

N.B. : Si vous avez saisi des titres dans la première ligne de chaque colonne, vous n'êtes pas tenu de supprimer la ligne avant de téléverser le fichier dans le SGIEMT. Cependant, lorsque des titres sont inclus dans la première ligne de votre fichier texte, un message d'erreur sera affiché dans le registre d’importation lorsque les données seront analysées dans le SGIEMT. Ce message d'erreur n'empêchera pas votre fichier d'être téléversé et analysé.

Exemple du fichier promo.txt
Employés Promotion Date de la promotion
111 1 2021-03-03
111 2 2021-07-25
222 1 2021-04-01

Comment préparer votre fichier d'employés temporaires (Seulement les employeurs du PLEME)

Insérez le numéro de l'employé, le numéro de la période d'emploi, les dates de début et de fin de la période d'emploi, ainsi que la date de cessation d'emploi dans chaque rangée (comme le montre l'exemple ci-dessous). Si un employé a travaillé pendant plus d'une période d'emploi, les informations doivent figurer sur des lignes séparées et par ordre chronologique (comme pour l'employé 555 dans l'exemple ci-dessous). Vous n'avez besoin d'entrer la date de cessation d'emploi que si elle est antérieure à la date de fin du contrat.

Lorsque vous avez fini de saisir les données, nommez votre fichier « term » et sauvegardez-le en format .txt (séparateur- tabulation).

N.B. : Si vous avez saisi des titres dans la première ligne de chaque colonne, vous n'êtes pas tenu de supprimer la ligne avant de téléverser le fichier dans le SGIEMT. Cependant, lorsque des titres sont inclus dans la première ligne de votre fichier texte, un message d'erreur sera affiché dans le registre d’importation lorsque les données seront analysées dans le SGIEMT. Ce message d'erreur n'empêchera pas votre fichier d'être téléversé et analysé.

Exemple du fichier term.txt
Employés Numéro de term Date de début Date de fin Date de cessation d'emploi
333 1 2021-03-03 2021-12-03 2021-05-03
444 1 2021-07-25 2021-10-25 -
555 1 2021-04-01 2021-06-30 -
555 2 2021-07-14 2021-11-30 -

Comment enregistrer des fichiers en format texte séparateur tabulation (.txt)

TIl existe plusieurs options « Enregistrer sous » .txt, assurez-vous donc d'enregistrer vos fichiers sous « Texte (séparateur tabulation) » comme indiqué ci-dessous.

Liens connexes :

Codes de données sur l'effectif

Les employeurs assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi (PLEME) et au Programme de contrats fédéraux doivent recueillir des renseignements précis sur chacun de leurs employés pour être en mesure d'analyser leur effectif. Ces informations doivent utiliser des codes qui nous renseignent sur :

Le SGIEMT reconnaît ces codes et les utilise pour générer un rapport d'analyse de l'effectif pour les organisations et les formulaires 1 à 6. Ce rapport d'analyse de l'effectif indique toute sous-représentation des 4 groupes désignés par profession en fonction de leur disponibilité dans l'ensemble de la population active canadienne (ou l'un de ses segments). Le système utilise des valeurs par défaut pour les groupes professionnels et les régions géographiques pour calculer ce rapport.

Sur cette page :

Province/Territoire et codes des régions métropolitaines de recensement

N'oubliez pas d'utiliser le code correspondant au poste de l'employé, et non à son lieu de résidence ou à son lieu de travail à distance.

Province/Territoire et codes des régions métropolitaines de recensement
Province/Territoire Code de la province ou du territoire Code CMA Région métropolitaine de recensement
Ontario 10 06 Toronto
57 Kingston
58 Ottawa-Gatineau
59 Oshawa
60 Peterborough
61 Hamilton
62 St. Catharines-Niagara
63 Kitchener-Cambridge-Waterloo
64 London
65 Windsor
66 Grand Sudbury
67 Thunder Bay
68 Brantford
69 Guelph
71 Barrie
75 Belleville
93 Ailleurs en Ontario
Québec 11 04 Montréal
53 Saguenay
54 Québec
55 Sherbrooke
56 Trois-Riviéres
58 Ottawa-Gatineau
95 Ailleurs au Québec
Nouvelle-Écosse 12 03 Halifax
89 Ailleurs en Nouvelle-Écosse
Nouveau-Brunswick 13 51 Moncton
52 Saint John
88 Ailleurs au Nouveau-Brunswick
Manitoba 14 08 Winnipeg
87 Ailleurs au Manitoba
Colombie-Britannique 15 07 Vancouver
72 Abbotsford
73 Kelowna
74 Victoria
86 Ailleurs en Colombie-Britannique
Saskatchewan 17 05 Regina
70 Saskatoon
96 Ailleurs en Saskatchewan
Alberta 18 01 Calgary
02 Edmonton
76 Lethbridge
85 Ailleurs en Alberta
Terre-Neuve-et-Labrador 19 50 St. John's
91 Ailleurs dans la province de Terre-Neuve-et-Labrador
Île-du-Prince-Édouard 16 94 -
Yukon 20 97 -
Territoires du Nord-Ouest 21 90 -
Nunavut 22 92 -
À l'extérieur du Canada 98 98 À l'extérieur du Canada
Canada 99 99 Canada

Codes de statut des employés

Codes de statut des employés
Code Statut Définition
01 Permanent Temps plein Une personne qui est employée pour une période indéterminée pour travailler régulièrement le nombre d'heures standard fixé par l'employeur.
02 Permanent Temps partiel Une personne qui est employée pour une période indéterminée pour travailler régulièrement moins que le nombre d'heures standard fixé par l'employeur.
03 Temporaire Une personne qui est employée à titre temporaire pour un nombre quelconque d'heures pendant une ou plusieurs périodes fixes totalisant 12 semaines ou plus au cours d'une année civile. (Seulement les employeurs du PLEME)
04 Autre Une personne qui est en congé sans solde, mais qui répond par ailleurs aux définitions d'un employé permanent à temps plein, permanent à temps partiel ou temporaire et qui conserve le droit de retourner au travail.
05 Occasionnel Une personne qui est employée dans le cadre d'un contrat avec des dates de début et de fin déterminées et qui travaille moins de 12 semaines au cours de l'année civile. (Seulement les employeurs du PLEME)

Valeurs par défaut de l'analyse de l'effectif

Valeurs par défaut de l'analyse de l'effectif
Groupe professionnel de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) Liveau de comparaison
Professionnel Géographique
01 Cadres supérieurs CPÉME National
02 Cadres intermédiaires et autres cadres
03 Professionnels CNP National
04 Semi-professionnels et techniciens Province/Territoire
05 Superviseurs CPÉME RMR
06 Superviseurs : artisanat et métiers CNP PProvince/Territoire
07 Personnel administratif et de bureau principal CPÉME RMR
08 Personnel de vente et de service qualifié CNP Province/Territoire
09 Ouvriers qualifiés de l'artisanat et des métiers
10 Personnel de bureau CPÉME RMR
11 Personnel intermédiaire de vente et de service
12 Travailleurs manuels semi-spécialisés
13 Autre personnel de vente et de service
14 Autres travailleurs manuels

Liens connexes :

Tâche 3 : Analyser vos données sur l'effectif

Cette tâche d'équité en matière d'emploi comprend ce qui suit :

  • examiner les données sur l'effectif que vous avez recueillies par le biais du questionnaire d'auto-identification afin de déterminer si :
    • la représentation des 4 groupes désignés dans votre organisation est égale à leur disponibilité dans la population active canadienne (ou l'un de ses segments)
    • les membres des groupes désignés sont concentrés dans des groupes professionnels spécifiques
  • identifier les écarts dans la représentation de chacun des groupes désignés par profession, y compris :
    • les zones de sous-représentation importante
  • examiner tous les recrutements, les promotions et les licenciements
  • rédiger un rapport détaillant les résultats de votre analyse de l'effectif

Certaines parties de cette tâche ne sont exigées que des employeurs participant au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi.

Sur cette page :

Comment analyser les données sur l'effectif et identifier les écarts de représentation

Le but de votre analyse de l'effectif est de voir comment chacun des 4 groupes désignés est représenté au sein de votre organisation, par groupe professionnel et/ou par région géographique, par rapport à leur disponibilité dans la main-d'œuvre canadienne (ou l'un de ses segments). Ces renseignements vous aideront à établir des objectifs quantitatifs à court et à long terme pour combler tout écart de représentation dans votre organisation:

Une fois que vous avez téléversé votre fichier employee.txt dans le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT), vous pouvez télécharger votre rapport d'analyse de l'effectif. Il vous indiquera en rouge les endroits où vous avez des écarts de représentation des groupes désignés pour chaque groupe professionnel. Le SGIEMT calcule ce rapport en utilisant des valeurs par défaut pour le groupe professionnel, la région métropolitaine de recensement, la province ou le territoire ou le lieu national de recrutement, selon la disponibilité des groupes désignés dans la population active canadienne.

L'illustration ci-dessous montre un exemple de rapport d'analyse de l'effectif généré par le SGIEMT qui montre la représentation des femmes au sein d'une organisation. Dans cet exemple, l'employeur a 4 gestionnaires financiers et 1 est une femme, donc la représentation «interne» des femmes dans cette profession de code de la Classification nationale des professions (CNP) en pourcentage est de 25 %. Les gestionnaires financiers font partie de la catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) «Cadres intermédiaires et autres cadres », qui montre que la disponibilité des femmes dans l'ensemble de l'effectif est de 39,4 %, de sorte que la représentation « externe » (ou la disponibilité) est supérieure à la représentation « interne ». Cela signifie qu'il existe un écart de représentation des femmes dans la profession de gestionnaire financier, qui est exprimé numériquement dans la colonne I.

Dans le même exemple, l'employeur compte 14 employés dans la CPÉME «Cadres intermédiaires et autres cadres » : gestionnaires financiers, gestionnaires des ressources humaines, gestionnaires de la publicité, du marketing et des relations publiques, et gestionnaires des systèmes informatiques et d'information. En analysant la représentation « interne » des femmes dans cette CPÉME, par rapport à la représentation « externe » dans cette CPÉME dans l'ensemble de l'effectif canadienne, on constate qu'il n'y a pas d'écart de représentation.

Modèle d'analyse de l'effectif

Notez que le SGIEMT arrondira automatiquement les décimales vers le haut ou vers le bas dans la représentation « externe » (colonne H) et l'écart de représentation (colonne I).

Les tableaux détaillés de votre rapport d'analyse de l'effectif identifient :

  • l'écart de représentation ou la (sur)réalisation de chaque groupe désigné dans chaque CPÉME ou CNP, et
  • l'écart de représentation global ou la (sur)réalisation au sein de l'effectif de votre organisation

Ils identifient également les zones de sous-représentation significative qui serviront de base à votre étude des systèmes d'emploi. Les écarts significatifs de représentation sont représentés numériquement comme suit :

  • -3 ou une valeur négative supérieure dans une CPÉME (par exemple -4, -5, etc.)
  • -3 ou une valeur négative inférieure (par exemple -2, -1) dans plus de 2 CPÉME pour un groupe désigné
  • -3 ou une valeur négative inférieure (par exemple -2, -1) dans la même CPÉME pour les 4 groupes désignés

Comment faire une analyse avancée de l'effectif

Employeurs du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi

Si vous devez modifier les valeurs par défaut pour rendre votre rapport d'analyse de l'effectif plus précis, cette modification doit être effectuée dans le SGIEMT avant de générer votre rapport. Vous devez également enregistrer ces modifications et rendre ces informations disponibles lors d'un audit.

Employeurs du Programme de contrats fédéraux

Si vous devez modifier les valeurs par défaut pour rendre votre rapport d'analyse de l'effectif plus précis, ce changement doit être expliqué dans l'encadré contextuel de cette section du SGIEMT et ensuite être approuvé par le Programme du travail.

Quand faire une analyse en groupement

mployeurs du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi

Si vous trouvez plus de 20 membres de groupes désignés dans une CPÉME ou dans un quartile de salaire inférieur par rapport à leurs collègues non désignés, vous devez effectuer une analyse de regroupement. Par exemple, si votre organisation compte 20 femmes et 5 hommes occupant des postes de cadres intermédiaires, mais que la majorité des femmes se trouvent dans le quartile salarial 1 ou 2 alors que les hommes se trouvent dans le quartile salarial 3 ou 4.

Le SGIEMT dispose d'un modèle d'analyse de regroupement (illustré ci-dessous) qui vous permet d'examiner de plus près l'ensemble de votre effectif et chaque groupe désigné et non désigné par CPÉME aux quatre quarts de salaire. Ce modèle doit être rempli séparément pour :

  • les employés permanents à temps plein
  • les employés permanents à temps partiel
  • les employés temporaires
  • tous les employés

Pour effectuer une analyse de regroupement, indiquez le haut et le bas de l'échelle des salaires pour chaque groupe professionnel (colonne C), ainsi que le nombre de salariés dans chaque colonne jaune, comme le montre l'exemple de modèle ci-dessous. Vous pouvez utiliser les données générées par le SGIEMT dans le formulaire 2 parties A à C pour faciliter cette tâche. Le SGIEMT calculera automatiquement les fourchettes de salaires. Référez-vous au guide de l'utilisateur du SGIEMT pour les étapes détaillées sur la façon d'utiliser le système pour analyser les données sur l'effectif regroupé.

Modèle d'analyse de regroupement

Comment analyser les embauches, les promotions et les cessations d'emploi : Analyse des données sur la mobilité

Dans la dernière partie de votre analyse de l'effectif, vous devez examiner les embauches, les promotions et les cessations d'emploi dans votre organisation par groupe professionnel afin de comparer les éléments suivants

  • pourcentage d'embauches de membres des groupes désignés avec disponibilité externe
  • pourcentage de promotions des membres des groupes désignés avec représentation interne
  • pourcentage de cessations de fonctions des membres des groupes désignés avec représentation interne

Votre objectif est de trouver les domaines où les employés des groupes désignés ne sont pas embauchés ou promus au même rythme que leurs collègues non désignés, ainsi que les domaines où les taux de cessation d'emploi sont élevés parmi les employés des groupes désignés.

Le SGIEMT dispose d'un outil d'analyse des données sur la mobilité pour les employeurs visés par la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Il existe également des tableaux d'analyse des données sur la mobilité dans le modèle de rapport des réalisations pour les employeurs du Programme de contrats fédéraux (PCF) qui se préparent à une évaluation de conformité subséquente. Les tableaux d'analyse des données sur la mobilité, combinés à l'onglet 8 du rapport des réalisations, servent d'outil d'établissement des objectifs.

Un exemple de ce tableau est présenté ci-dessous. Vous ne devez remplir que les colonnes jaunes, mais un tableau distinct doit être créé pour les embauches, les promotions et les cessations d'emploi de chaque groupe désigné.

Exemple de tableau d'analyse des données sur la mobilité pour le rapport des réalisations du PCF

Comment rédiger un rapport sur les résultats d'une analyse de l'effectif

Les employeurs assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi doivent préparer un rapport sur les résultats de leur analyse de l'effectif une fois celle-ci terminée. Ce rapport doit comprendre ce qui suit :

  • un bref profil de votre organisation
  • une description de la méthodologie utilisée pour effectuer l'analyse de l'effectif, y compris une explication de la raison pour laquelle vous avez modifié les valeurs par défaut dans le SGIEMT pour le groupe professionnel ou le lieu de recrutement géographique (le cas échéant)
  • un rapport sommaire d'analyse de l'effectif et des tableaux détaillés identifiant tous les écarts de représentation par CPÉME et groupe désigné
  • une description écrite des écarts de représentation identifiées dans les tableaux du rapport
  • la liste des écarts importantes, qui feront l'objet de votre étude des systèmes d'emploi
  • la description de la méthodologie et des résultats des analyses de regroupement et/ou des données sur la mobilité (si elles ont été effectuées)
  • la conclusion

Le rapport servira à l'étude des systèmes d'emploi et à l'élaboration de votre plan d'équité en matière d'emploi. Il doit être conservé de façon appropriée afin d'être disponible pour toute vérification de conformité qui pourrait être effectuée par la Commission canadienne des droits de la personne..

Tâche 4 : Examiner vos systèmes d'emploi

Cette tâche du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi comprend ce qui suit :

  • découvrir pourquoi votre organisation présente des écarts importants dans la représentation des membres des groupes désignés
  • examiner vos systèmes, politiques et pratiques d'emploi afin d'identifier les obstacles à l'inclusion et les actions positives qui mènent à l'équité en matière d'emploi et réduisent les écarts de rémunération
  • faire des recommandations pour éliminer les obstacles et utiliser plus d'actions positives

Sur cette page :

Outils clés :

Pourquoi revoir vos systèmes d'emploi

L'étude des systèmes d'emploi a pour but de vous aider à déterminer la ou les raisons pour lesquelles l'analyse de votre effectif révèle une sous-représentation importante d'un ou de plusieurs des quatre groupes désignés dans votre organisation. Elle peut également vous aider à identifier les politiques et les pratiques qui sont à l'origine des écarts salariaux. Les résultats de cette étude serviront de base au plan d'équité en matière d'emploi de votre organisation.

Les systèmes d'emploi comprennent toutes les politiques et pratiques formelles et informelles de votre organisation en matière de ressources humaines. L'examen de ces systèmes vous aidera à identifier les obstacles à l'inclusion des groupes désignés. Vous trouverez peut-être aussi des mesures positives qui ont amélioré la représentation des membres des groupes désignés dans certains groupes professionnels ou secteurs de votre organisation.

Qui participe à l'examen

Votre examen doit être dirigé par un responsable des ressources humaines ayant une connaissance approfondie de vos systèmes d'emploi, mais il doit impliquer plus d'une personne. Par exemple, il pourrait être soutenu par :

  • un comité ou un sous-comité d'équité en matière d'emploi
  • un groupe de travail sur l'étude des systèmes d'emploi
  • un consultant privé, ou
  • un autre arrangement

Rappelez-vous que la communication, la consultation et la collaboration avec les employés et leurs représentants ou agents négociateurs sont des exigences de l'équité en matière d'emploi. Les employés et les gestionnaires de différents secteurs de votre organisation peuvent avoir une connaissance approfondie des politiques et des pratiques officielles et officieuses en matière de ressources humaines, ce qui pourrait être utile à votre examen. Ces personnes devraient également avoir l'occasion de participer au processus.

Comment revoir vos systèmes d'emploi : Cinq étapes

  1. Commencez par examiner le rapport des résultats de l'analyse de l'effectif que vous avez préparé, ainsi que votre analyse des données de regroupement et/ou sur la mobilité (le cas échéant). Ce rapport comprendra une liste des écarts importantes sur lesquelles vous devez concentrer votre étude des systèmes d'emploi. Vous pouvez également inscrire les résultats numériques de l'analyse de l'effectif dans le tableau du plan d'équité en matière d'emploi (illustré ci-dessous) pour chacun des quatre groupes désignés afin de vous aider dans cette tâche et lorsque vous établirez vos objectifs.

  2. Dressez la liste de toutes les politiques et pratiques officielles de votre organisation en matière de ressources humaines concernant :
    • le recrutement, la sélection et l'embauche
    • la formation et le développement
    • les promotions
    • la rétention et la cessation d'emploi
    • la compensation
    • les attitudes et la culture organisationnelle
    • les mesures d'adaptation

    Le modèle de liste des politiques et pratiques en matière de ressources humaines vous servira de point de départ.

  3. Dressez la liste de toutes les politiques informelles de ressources humaines et des pratiques réelles de votre organisation. Celles-ci ne sont pas toujours écrites, vous devez donc parler ou consulter d'autres employés ou responsables de votre organisation pour compléter votre liste. Par exemple, vous pourriez :
    • demander l'avis d'autres personnes par le biais d'une enquête ou d'entretiens, y compris des membres du groupe désigné
    • examiner les dossiers d'embauche et de cessation d'emploi des ressources humaines pour voir s'il existe des tendances, comme le recours à une agence de placement externe pour le recrutement de nouveaux employés
    • organiser une séance de réflexion avec des experts en ressources humaines, des gestionnaires et des représentants des employéss

    Obtenir des informations supplémentaires sur les pratiques informelles en matière de ressources humaines peut également vous aider à comprendre :

    • toute discrimination perçue par les employés
    • des exemples positifs d'inclusion vécus par les employés
    • la manière dont les attitudes et la culture de votre organisation favorisent ou nuisent à l'équité en matière d'emploi
    • l'ordre de priorité pour éliminer les obstacles empêchant l'équité en matière d'emploi
    • les moyens potentiels de prévenir et d'éliminer les obstacles à l'équité en matière d'emploi
  4. Une fois que votre liste de politiques et de pratiques formelles et informelles en matière de ressources humaines est complète, vous devez déterminer lesquelles peuvent créer des obstacles pour les membres des groupes désignés et empêcher votre organisation d'atteindre la représentation dans chaque groupe professionnel. Pour ce faire, vous devez évaluer chaque politique et pratique en fonction des réponses aux questions suivantes :
    • l'incidence : est-ce qu'il y a des répercussions négatives sur un groupe désigné par rapport à son effet sur les employés qui ne sont pas membres de ce groupe ?
    • légalité : respectent-elles les droits de la personne et les lois sur l'emploi ?
    • la cohérence : sont-elles appliquées de manière cohérente à l'ensemble du personnel ?
    • la validité : sont-elles nécessaires au fonctionnement sûr et efficace de votre organisation ?
    • son caractère accommodant : est-il possible de réduire ou d'éliminer les répercussions négatives ?
  5. Vous pouvez utiliser le tableau du plan d'équité en matière d'emploi (illustré ci-dessous) pour enregistrer les résultats de cette évaluation. Nous vous recommandons d'énumérer et d'expliquer le « statut d'obstacle» des politiques et des pratiques. Par exemple, la « politique X» est un obstacle parce qu'elle n'est pas légale et qu'elle a un impact négatif sur la promotion des femmes, tandis que la « politique Y» n'est pas un obstacle parce qu'elle est légale, cohérente, valide et qu'elle ne peut pas être adaptée même si elle a une répercussion négative sur l'embauche de membres de peuples autochtones. Vous devez également énumérer les politiques et les pratiques qui nécessitent une évaluation à long terme pour déterminer leur impact. Vous disposez d'un espace pour énumérer les politiques et pratiques qui ont contribué à accroître la représentation, si vous souhaitez les inclure.

Comment examiner vos systèmes d'emploi pour remédier aux écarts de rémunération

Lorsque vous téléversez vos fichiers .txt de données sur l'effectif dans le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail, tout écart salarial dans votre organisation sera automatiquement calculé par le système et indiqué dans le formulaire 2, parties D à G.

Si votre organisation présente des écarts de rémunération, l'étude de vos systèmes d'emploi doit également évaluer vos politiques et pratiques d'emploi afin d'identifier tout obstacle pouvant causer ces écarts. Vous pouvez inclure les résultats de cette évaluation dans votre tableau non numérique du plan d'équité en matière d'emploi.

Comment faire des recommandations pour se débarrasser des obstacles

Une fois que vous avez enregistré tous les obstacles, vous devez recommander une ou plusieurs façons de les éliminer. Votre objectif est de modifier ou de supprimer les politiques et les pratiques qui ont une répercussion négative sur un ou plusieurs groupes désignés et qui sont également :

  • jugées illégales ou invalides
  • pas appliquées de manière cohérente
  • pas valides, ou
  • peut être adapté pour réduire ou éliminer son impact négatif

Si vous constatez des écarts de rémunération, vous devriez également recommander un ou plusieurs moyens d'éliminer les obstacles qui en sont la cause. Par exemple, vous pouvez effectuer des calculs d'écart salarial à l'aide des outils du SGIEMT avant d'approuver les futures augmentations de salaire et les primes pour voir si les activités proposées augmenteront ou diminueront les écarts salariaux actuels de votre organisation.

Vous pouvez inclure ces recommandations dans votre tableau non numérique du plan d'équité en matière d'emploi.

Comment élaborer un processus d'examen des nouvelles politiques et pratiques

Pour éviter de futurs obstacles à l'emploi, vous devez mettre en place un processus de révision de tous les systèmes, politiques et pratiques d'emploi nouveaux (et pertinents) dans votre organisation avant leur adoption. Cela peut se faire de la manière suivante :

  • les responsables des ressources humaines, avec l'aide des employés des groupes désignés, ou
  • le comité d'équité en matière d'emploi

Comment rédiger un rapport sommaire de votre étude des systèmes d'emploi

Vous devez préparer et conserver un rapport sommaire décrivant toutes les activités menées dans le cadre de votre étude des systèmes d'emploi. Le rapport doit comprendre les parties suivantes :

  • vue d'ensemble de l'examen, y compris :
    • les écarts de représentation identifiés
    • une liste des études des systèmes d'emploi réalisées précédemment et la manière dont elles sont prises en compte dans le présent rapport
    • les difficultés rencontrées par votre organisation lors de la réalisation de cet examen
    • l'état d'avancement des mesures recommandées pour éliminer les obstacles
  • la description des ressources et des processus (méthodologie) utilisés pour effectuer l'examen, y compris :
    • des informations sur les personnes qui ont géré et mené l'examen
    • une liste des personnes ayant participé aux consultations
    • les mesures prises pour identifier et évaluer les systèmes
    • les méthodes utilisées pour recueillir les renseignements requis
    • une liste de tous les systèmes, politiques et pratiques d'emploi examinésd
  • des sections de l'étude des systèmes d'emploi complétées dans le tableau du plan d'équité en matière d'emploi
  • processus d'examen des nouvelles politiques et pratiques
  • conclusion résumant :
    • vos conclusions générales
    • les mesures prévues pour éliminer les obstacles identifiés et pour garantir que les nouvelles politiques et pratiques n'introduisent pas de nouveaux obstacles

Le rapport doit être correctement enregistré et conservé afin d'être disponible pour tout audit de conformité qui pourrait être effectué par la Commission canadienne des droits de la personne. .

Vous devez également communiquer les résultats de votre étude des systèmes d'emploi aux employés, à la direction, aux représentants des employés et aux agents négociateurs.

Modèle de liste des politiques et pratiques en matière de ressources humaines

L'examen de vos systèmes d'emploi commence par une liste de toutes les politiques et pratiques formelles et informelles de votre organisation en matière de ressources humaines. Cette liste doit être vérifiée par tous les employés chargés de fournir des services ou des produits liés aux ressources humaines.

Le modèle suivant a été créé pour vous aider à commencer à dresser votre propre liste.

Politiques générales en matière de ressources humaines

  • manuels de ressources humaines
  • politiques et pratiques écrites/non écrites
  • formulaires de contrat
  • matériel du site Web
  • publicité
  • matériaux de promotion
  • matériel de relations publiques
  • outils de communication interne
  • conventions collectives
  • procédures de griefs d'un syndicat
  • procédures de plaintes relatives aux droits de la personne
  • autres documents pertinents

Formation et développement

  • accès au transfert de fonds
  • postes intérimaires
  • programme de développement de carrière
  • programme d'éducation et de formation
  • rotation des postes
  • transferts latéraux
  • programme de mentorat
  • nouveaux niveaux de compétences et d'emplois
  • remboursement des frais de scolarité
  • matériel/programmes de formation
  • initiatives de développement de carrière

Recrutement, sélection et embauche

  • formulaires de demande
  • annonces de recrutement (imprimées et en ligne)
  • orientation vers les agences d'emploi
  • stages coopératifs
  • sensibilisation des agences
  • descriptions de postes
  • parrainer une formation dans une école de métiers
  • politiques de recrutement
  • recrutement ciblé pour les groupes désignés
  • références de bouche à oreille
  • trousses d'orientation
  • embauche de stagiaires
  • embauche d'étudiants stagiaires
  • embauche de travailleurs temporaires
  • recrutement interne et droits d'ancienneté
  • responsabilité des gestionnaires
  • fusions et acquisitions
  • recrutement sur place
  • expérience professionnelle

Promotion

  • passerelle de carrière accélérée/modifiée
  • missions de perfectionnement professionnel
  • diffusion de nouvelles possibilités d'emploi
  • politiques et pratiques en matière de promotion
  • ancienneté et restrictions syndicales
  • plan de succession

Mesures d'adaptation

  • accessibilité
  • politiques de logement
  • congé de deuil
  • services de garde d'enfants
  • congé de compassion
  • congé d'un tribunal ou d'un jury
  • congé parental
  • modalités de travail flexibles
  • congé médical
  • installations modifiées
  • fonctions professionnelles modifiées
  • chantier modifié
  • poste de travail modifié
  • congé de maternité/paternité/parental
  • congé personnel
  • observation religieuse
  • travail à distance
  • toxicomanie
  • aides techniques
  • télétravail
  • congés sans solde/stages sabbatiques

Maintien en poste et résiliation

  • consultation des représentants des travailleurs
  • mesures disciplinaires et processus d'appel
  • code vestimentaire
  • programme d'aide aux employés
  • documents d'entretien de sortie
  • politiques de harcèlement
  • santé et sécurité
  • partage d'emploi
  • rétention des travailleurs temporaires
  • travail posté
  • pratique du dernier embauché premier licencié
  • évaluation du rendement
  • licenciement
  • prévention de la violence
  • bien-être
  • partage du travail
  • équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée

Compensation

  • allocations
  • avantages
  • primes (monétaires et non monétaires)
  • rémunération à la commission
  • rémunération des services supplémentaires
  • heures de travail (normales, supplémentaires et maximales)
  • congés payés (autres que les vacances)
  • paiement en nature
  • remboursement des frais d'emploi
  • paiements rétroactifs
  • progression salariale
  • protection des salaires
  • titres
  • prime de quart
  • salaires de départ
  • paiements complémentaires
  • vacances et fériés

Notez que les politiques et pratiques figurant dans une liste peuvent être pertinentes pour d'autres domaines du système d'emploi. Par exemple, les politiques et pratiques en matière d'adaptation et de rémunération peuvent également avoir un impact sur les taux de maintien en poste et de licenciement.

Tâche 5 : Créer, mettre en œuvre et maintenir un plan d'équité en matière d'emploi

Cette tâche du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi comprend :

  • la préparation, la mise en œuvre, le suivi et la révision de votre plan d'équité en matière d'emploi en utilisant :
  • la mise en place d'un mécanisme de responsabilisation efficace, notamment en matière de suivi et d'évaluation
  • la définition des rôles et des responsabilités du personnel clé de l'équité en matière d'emploi
  • l'évaluation régulièrement des progrès accomplis et apporter des modifications, si nécessaire, pour garantir les progrès réalisés

Sur cette page :

Outil clé :

Pourquoi un plan d'équité en matière d'emploi est-il important

Un plan d'équité en matière d'emploi est une approche structurée visant à éliminer les obstacles qui empêchent les groupes désignés d'être bien représentés dans votre milieu de travail et à mettre en place des mesures pour corriger la sous-représentation. Il s'agit également d'une exigence en matière d'équité en matière d'emploi pour les employeurs qui sont assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi.

Votre plan doit inclure :

  • des objectifs d'embauche et de promotion à court terme pour éliminer la sous-représentation
  • des objectifs à long terme pour atteindre la pleine représentation
  • des mesures visant à éliminer les obstacles identifiés dans votre étude des systèmes d'emploi
  • des politiques, pratiques et mesures visant à garantir que tous les employés, y compris les membres des groupes désignés, peuvent travailler dans un milieu de travail positif et équitable
  • des mesures spéciales visant à accroître la représentation des groupes désignés sous-représentés
  • des délais clairs et des mesures de responsabilisation
  • un système de suivi et de révision du plan dans le temps

Comment élaborer votre plan d'équité en matière d'emploi : Fixer des objectifs

Au début de votre étude des systèmes d'emploi, vous avez inscrit les résultats de votre analyse de l'effectif dans le tableau du plan d'équité en matière d'emploi ou vous avez consigné ces résultats dans un autre document. Ces résultats indiquent quantitativement (numériquement), en rouge et par profession, où 1 ou plusieurs des 4 groupes désignés sont sous-représentés dans votre organisation. Utilisez ces informations pour fixer vos objectifs afin :

  • de réduire ou éliminer la sous-représentation à court terme par des activités d'embauche et de promotion ciblant les personnes qualifiées des groupes désignés
  • d'atteindre ou maintenir une pleine représentation à long terme

Le rapport de mise en œuvre des objectifs dans le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail vous aidera dans ce processus. Les objectifs peuvent ensuite être inscrits dans le tableau de votre plan d'équité en matière d'emploi.

Comment élaborer votre plan d'équité en matière d'emploi : Adopter des mesures et des accommodements

Le rapport sommaire de votre étude des systèmes d'emploi énumère les mesures recommandées pour éliminer les obstacles identifiés et s'assurer que les nouvelles politiques et pratiques en matière de ressources humaines n'introduisent pas de nouveaux obstacles pour les groupes désignés. Ces mesures peuvent être énumérées dans le tableau de votre plan d'équité en matière d'emploi.

Vous devez également adopter des politiques et des pratiques positives en matière de ressources humaines afin de créer un environnement favorable à une main-d'œuvre diversifiée et à l'élimination des obstacles à l'emploi. Cela devrait inclure, au minimum, trois politiques principales :

Vos mesures d'adaptation doivent décrire un processus clair permettant aux gestionnaires d'accommoder les employés. Les mesures d'adaptation que vous offrez pour assurer la pleine participation de tous les employés des groupes désignés pourraient inclure :

  • modifier des installations, des postes de travail et des fonctions
  • fournir des aides techniques et des options technologiques
  • autoriser des modalités de travail flexibles
  • élaborer des programmes de retour au travail
  • permettre le remplacement d'un congé pour des jours de religion

Comment élaborer votre plan d'équité en matière d'emploi : Introduire des mesures spéciales

Si votre organisation a identifié des endroits de sous-représentation importante en raison d'obstacles qui, selon vous, prendront beaucoup de temps à éliminer, vous devez prendre des mesures spéciales pour attirer, promouvoir et retenir les membres des groupes désignés. Ces mesures peuvent comprendre ce qui suit :

  • sensibilisation et recrutement ciblés
  • programmes d'éducation et de formation
  • rotation des emplois et les placements coopératifs
  • programmes de développement de carrière accélérés/modifiés
  • programmes de mentorat et d'apprentissage
  • formation parrainée par une école de commerce
  • réseaux de soutien pour les membres des groupes désignés sur le lieu de travail
  • possibilités de perfectionnement pour les membres des groupes désignéss

Comment rédiger un plan d'équité en matière d'emploi

Le plan d'équité en matière d'emploi de votre organisation doit être un résumé exhaustif :

  • les efforts que vous avez déployés à ce jour pour analyser votre effectif et revoir vos politiques et pratiques d'emploi, et
  • les objectifs que vous avez fixés et les mesures que vous comptez adopter pour constituer et maintenir un effectif conforme à la disponibilité des membres des 4 groupes désignés dans la population active canadienne

Nous avons préparé un modèle de plan d'équité en matière d'emploi pour vous aider dans cette tâche. Il comprend les tableaux du plan d'équité en matière d'emploi dans lesquels vous pouvez inscrire les résultats de votre analyse de l'effectif et de votre étude des systèmes d'emploi, ainsi que vos objectifs à court et à long terme.

Comment rendre compte de votre plan

Pour demeurer responsable de la réussite de votre plan d'équité en matière d'emploi, votre organisation doit :

  • Désigner le personnel qui sera responsable de :
    • atteindre des objectifs spécifiques, comme les gestionnaires ou les responsables des ressources humaines, dans des délais précis
    • veiller à ce que les mesures soient adoptées dans toute l'organisation
    • contrôler l'efficacité de votre plan d'équité en matière d'emploi
  • Dressez la liste du personnel responsable de chaque objectif, ainsi que le délai pour réaliser l'objectif, dans le tableau de votre plan d'équité en matière d'emploi
  • Créez et suivez des procédures de suivi et de révision pour mesurer l'efficacité de votre plan, notamment :
    • la fréquence à laquelle le plan fera l'objet d'un contrôle
    • le type de consultations qui auront lieu dans le cadre de vos activités de surveillances
    • la manière dont les résultats de vos activités de surveillance seront communiqués aux employés et à leurs représentants et/ou agents négociateurs

Modèle de plan d'équité en matière d'emploi

Introduction

  1. Fournir un aperçu du profil de l'effectif de votre organisation, y compris :
    • le nombre d'employés couverts par le plan et leur statut d'emploi
    • une description des changements prévus dans l'effectif
  2. Dressez la liste de toutes les activités de communication et de consultation que votre organisation a tenues dans le cadre du processus d'élaboration de votre plan d'équité en matière d'emploi, notamment :
    • tous les employés, groupes de représentants des employés et autres personnes que vous avez consultées
    • quand les différents rapports de mise à jour ont été envoyés et à qui
  3. Décrivez les mesures que votre organisation a mises en place pour assurer la responsabilité de ses objectifs d'équité en matière d'emploi, notamment :
    • qui a préparé le plan d'équité en matière d'emploi
    • qui l'a approuvé et qui est responsable de sa mise en œuvre et de sa réalisation
    • quand votre plan a été achevé et approuvé

Plan d'action

Décrivez en détail :

  • les mesures à prendre à court terme pour éliminer les obstacles à l'emploi identifiés dans votre étude des systèmes d'emploi
  • des politiques et des pratiques positives à mettre en place à court terme pour embaucher, promouvoir et maintenir en poste les membres des groupes désignés et pour prendre des mesures d'adaptation dans le milieu de travail
  • les objectifs à court terme pour l'embauche et la promotion des membres des groupes désignés et les mesures spéciales qui seront prises pour atteindre ces objectifs
  • les mesures à prendre à long terme pour combler les écarts dans la représentation des membres des groupes désignés qui pourraient nécessiter plus de 3 ans pour être comblées, et
  • le calendrier de mise en œuvre de l'ensemble de ces politiques, pratiques et mesures

Procédures de suivi et de révision

Décrivez en détail les mesures que votre organisation a et aura mises en place pour surveiller et réviser le plan, notamment :

  • les noms et coordonnées des personnes chargées du suivi de votre plan
  • la fréquence de l'examen
  • les types de consultations des employés qui auront lieu au sujet du suivi du plan
  • à qui les résultats du processus de surveillance seront communiqués
  • comment les résultats du processus de surveillance seront communiqués aux employés

Tableaux du plan d'équité en matière d'emploi

Créez un tableau numérique et non numérique (comme indiqué ci-dessous) pour chacun des 4 groupes désignés. Vous disposerez de 8 tableaux au total. Utilisez ces tableaux pour :

  • indiquer les résultats de votre analyse de l'effectif (numérique) et de votre étude des systèmes d'emploi (non numérique)
  • détailler les objectifs chiffrés et non chiffrés à court et à long terme
  • consigner le personnel responsable de la réalisation de chaque objectif et le délai de réalisation

Tâche 6 : Rapport annuel

Les employeurs assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi doivent préparer et soumettre chaque année un rapport sur l'équité en matière d'emploi au Programme du travail. Ce processus comprend 3 tâches :

Sur cette page :

Dates clés du rapport annuel

La date limite de soumission au Programme du travail est le 1er juin ou avant. Les formulaires 1 à 6 doivent couvrir les renseignements prescrits au 31 décembre de l'année civile précédente.

Premier rapport

S'il s'agit de votre premier rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi et que vous n'avez pas encore recueilli de données sur votre effectif au moyen d'un questionnaire d'auto-identification, il vous suffit de présenter un rapport sur tous vos employés par sexe. Vous n'êtes pas non plus tenu de soumettre un compte rendu narratif.

Rapports subséquents

S'il ne s'agit pas de votre premier rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi, les données sur votre effectif doivent déjà être recueillies au moyen d'un questionnaire d'auto-identification et vous êtes tenu de faire un rapport sur tous vos employés, y compris les données sur la représentation des 4 groupes désignés. Vous devez également préparer et soumettre un compte rendu narratif.

Tâche 7 : Examiner les formulaires 1 à 6

Les employeurs qui sont assujettis au Programme légiféré d'équité en matière d'emploi doivent inclure les formulaires 1 à 6 dans leurs rapports annuels.

Les employeurs soumis au Programme de contrats fédéraux (PCF) doivent inclure le formulaire 1 dans leur première évaluation de conformité et les formulaires 1, 2, 4, 5 et 6 dans leur évaluation subséquente (le formulaire 3 est facultatif). Le formulaire 2 n'indiquera que les données de représentation, pour les employés permanents à temps plein et partiel, car les données sur les salaires et les employés temporaires ne sont pas déclarées par les employeurs du PCF.

Les formulaires 1 à 6 sont générés automatiquement par le SGIEMT lorsque les employeurs téléversent dans le système leurs fichiers .txt relatifs aux employés, aux promotions et/ou aux employés temporaires.

Sur cette page :

Que sont les formulaires 1 à 6

Ces formulaires saisissent vos données relatives à l'équité en matière d'emploi de 6 manières différentes :

  • Le formulaire 1 est un résumé du nombre d'employés de votre organisation par secteur industriel, zones géographiques et statut d'emploi. C'est également là que vous certifiez que les informations contenues dans vos formulaires sont exactes..
  • Les informations sont ensuite saisies sur le nombre d'employés et de membres des groupes désignés par secteur industriel, zones géographiques et catégories professionnelles de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) comme il est indiqué ci-après :
    • Le formulaire 2 montre les écarts de rémunération et la représentation par fourchettes de salaires de la CPÉME
    • Le formulaire 3 montre la représentation par fourchette de salaire globale
    • Le formulaire 4 indique le nombre d'employés embauchés
    • Le formulaire 5 indique le nombre de salariés promus
    • Le formulaire 6 indique le nombre de salariés licenciés

Il convient de noter que les employeurs soumis au PCF ne déclarent pas de données salariales.

Où puis-je obtenir les formulaires 1 à 6

Les formulaires sont générés automatiquement par le SGIEMT lorsque les fichiers .txt des employés, des promotions et/ou des employés temporaires sont téléversés dans le système. Vous pouvez également télécharger chaque formulaire en blanc à partir du catalogue de Service Canada.

Tâche 8 : Préparer votre compte rendu narratif

Cette tâche du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi vous aidera à préparer le compte rendu narratif qui doit faire partie de votre deuxième rapport annuel et de tous les rapports subséquents. Ce rapport présente un résumé des mesures que votre organisation a prises au cours de l'année visée par le rapport pour éliminer les obstacles à l'emploi et corriger la sous-représentation des membres des groupes désignés. Il détaille également les consultations qui ont eu lieu entre votre direction et les représentants des employés au sujet de ces mesures.

Remplir un compte rendu narratif chaque année vous aidera à suivre les progrès de votre plan d'équité en matière d'emploi au fil du temps.

Sur cette page :

Outils clés :

Comment préparer votre compte rendu narratif : Vue d'ensemble

Votre compte rendu narratif doit :

  • décrire les activités que votre organisation a menées au cours de l'année de référence pour :
    • éliminer les obstacles à l'emploi pour les employés actuels et futurs
    • corriger la sous-représentation des membres des groupes désignés
  • décrire vos réalisations à la suite de ces activités, notamment :
    • comment les employés du groupe désigné ont bénéficié de vos activités
    • liens directs ou indirects entre les mesures mises en place et les résultats
  • expliquer les problèmes ou les contraintes que votre organisation a rencontrés lors de la réalisation de ces activités
  • décrire les consultations tenues entre la direction et les représentants des employés en ce qui concerne les activités d'équité en matière d'emploi
  • expliquer toute modification importante des données relatives à vos effectifs depuis votre dernier rapport annuel

Votre compte rendu narratif ne peut pas :

  • simplement énumérer et dater une activité entreprise ; les activités doivent être décrites
  • être le même compte rendu que celui que vous avez soumis au cours d'une année précédente

Comment préparer votre compte rendu narratif : à l'aide de l'outil en ligne

Le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT) comprend un modèle de compte rendu narratif que vous pouvez remplir et soumettre lorsque vous utilisez le système.

Le compte rendu narratif comprend des éléments tels que les:

Mesures mises en œuvre et résultats obtenus

Dans cette section, vous décrirez chaque mesure prise pour éliminer un obstacle ayant un impact sur un ou plusieurs groupes désignés, notamment par une ou plusieurs catégories professionnelles de l'équité en matière d'emploi (CPÉME). Vous disposez d'un espace pour décrire chaque activité et les résultats obtenus grâce à son exécution, y compris tout jalon que votre organisation a pu atteindre.

Dans cette section, vous pouvez énumérer toute mesure spéciale prise, comme un plan, un programme ou un arrangement à court terme ou temporaire, pour aider un ou plusieurs groupes désignés qui sont sous-représentés dans une CPÉME ou dans l'ensemble de votre organisation. Par exemple, la diffusion d'annonces d'offres d'emploi dans des médias conçus pour atteindre les groupes désignés.

Vous disposez également d'un espace pour identifier et décrire les politiques et pratiques positives que vous avez mises en place au cours de l'année de référence et qui n'ont peut-être pas ciblé les groupes désignés, mais qui vous ont permis de franchir une étape ou d'obtenir un résultat important, ou de créer un environnement favorable à une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Par exemple, une politique de lutte contre le harcèlement ou un programme de développement de carrière.

Consultations

Les consultations entre la direction et les représentants des employés relatives à vos activités d'équité en matière d'emploi doivent avoir lieu tout au long de l'année. Dans cette section, vous décrirez le type et la fréquence des consultations ainsi que les représentants consultés.

Changements significatifs dans les données de votre effectif

Dans cette section, vous expliquerez tout changement significatifs dans les données sur votre effectif depuis votre dernier rapport annuel. Ces changements ou « écarts » comprennent à la fois une augmentation et une diminution du nombre d'employés appartenant à un ou plusieurs groupes désignés dans une CPÉME.

Le SGIEMT va aussi automatiquement signaler les changements significatifs que vous devrez expliquer dans votre compte rendu. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez générer les rapports d'écarts suivants à partir de la section « Outils d'analyse » du SGIEMT :

  • Groupe professionnel interannuel et explications de ses écarts
  • Résultat net interannuel et explication de ses écarts
  • Comparaison des salaires interannuel
  • Vérification des données
  • Écarts significatifs

Exemples d'écarts

Les organisations peuvent connaître des changements ou des « écarts » importants dans leur effectif d'une année à l'autre. Par exemple, elles peuvent avoir beaucoup plus d'employés d'un ou de plusieurs groupes désignés dans une catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) une année par rapport à l'année suivante ou beaucoup moins d'employés. Ces changements doivent être expliqués dans le compte rendu narratif qui est soumis avec votre rapport annuel.

FÀ titre de référence, le tableau suivant présente des exemples d'explications spécifiques pour les écarts positifs et négatifs dans les groupes professionnels et les groupes désignés.

Exemples d'écarts
Écart positif / (Plus d'employés) Écart négatif / (Moins d'employés)
Groupe professionnel
  • Reclassifications dans une autre CPÉME (par exemple en raison d'un changement de classification nationale des professions, soit CNP)
  • Promotions dans la CPÉME
  • Changements de statut professionnel (par exemple, passage de temps partiel à temps plein)
  • Retour au travail des employés en congé de longue durée
  • Les employés en grève ou en lock-out ont repris le travail
  • Les employés affectés hors du Canada sont revenus travailler au Canada
  • Employés mutés d'une filiale
  • Reclassifications dans une autre CPÉME (par exemple en raison d'un changement de classification nationale des professions, soit CNP)
  • Promotions ou rétrogradations hors de la CPÉME
  • Changements dans le statut d'emploi (par exemple, de temps plein à temps partiel)
  • Employés en congé de longue durée au 31 décembre
  • Employés en grève ou en lock-out le 31 décembre
  • Employés détachés pour travailler à l'extérieur du Canada
  • Employés transférés à une filiale
Groupe désigné
  • Les employés ont décidé de s'identifier comme membres d'un groupe désigné (par exemple, à la suite d'une nouvelle enquête).
  • Changements de statut professionnel (par exemple, passage de temps partiel à temps plein)
  • Retour au travail des employés en congé de longue durée
  • Les employés en grève ou en lock-out ont repris le travail
  • Employees posted out of Canada returned to work in Canada
  • Les employés détachés hors du Canada sont revenus travailler au Canada
  • Les employés ont décidé de ne plus s'identifier comme membres d'un groupe désigné
  • Changements dans le statut d'emploi (par exemple, de temps plein à temps partiel)
  • Employés en congé de longue durée au 31 décembre
  • Employés en grève ou en lock-out le 31 décembre
  • Employés détachés pour travailler à l'extérieur du Canada

Tâche 9 : Préparer la première évaluation de conformité et les évaluations subséquentes

Nous évaluons si les employeurs assujettis au Programme de contrats fédéraux (PCF) se conforment à leurs exigences en matière d'équité en emploi un an après la signature de leur contrat et tous les trois ans par la suite. Cette tâche d'équité en matière d'emploi vous aide à vous préparer pour la première, et toutes les évaluations de conformité subséquentes.

Sur cette page :

Comment se préparer à une première évaluation de conformité

Votre première évaluation de conformité aura lieu un an après la date d'attribution de votre contrat initial. Cette date restera la date d'échéance de votre conformité au programme PCF, tous les 3 ans. Nous vous contacterons avant cette date pour vous rappeler l'évaluation de conformité.

Pour vous préparer à une première évaluation de conformité, vous devez :

Une fois ces tâches accomplies, les documents et informations suivants doivent nous être envoyés à l'adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca:

  • Une copie en blanc de votre questionnaire d'auto-identification
  • Les résultats de ce questionnaire, y compris le nombre de questionnaires :
    • envoyés aux employés permanents à temps plein et à temps partiel
    • renvoyés en blanc
    • retournés partiellement remplis
    • retournés entièrement remplis
  • Votre analyse de l'effectif, y compris le rapport sommaire et le rapport détaillé
  • Votre rapport des réalisations

Comment se préparer à une évaluation de conformité subséquente

Les évaluations de conformité subséquentes auront lieu 3 ans après votre première évaluation à la même date.

Pour vous préparer à une évaluation subséquente, vous devez :

Mettez à jour vos données sur les effectifs

Les données relatives à vos effectifs doivent être mises à jour en ce qui concerne le nombre d'employés permanents à temps plein et à temps partiel qui ont été embauchés, promus et/ou licenciés depuis la dernière fois que vous avez soumis les documents requis pour une évaluation de conformité. Cela inclut ce qui suit :

Tâche 10 : Remplir votre rapport des réalisations

Les employeurs assujettis au Programme de contrats fédéraux doivent suivre leurs progrès en vue d'atteindre la pleine représentation des 4 groupes désignés dans leur organisation. Cette tâche d'équité en matière d'emploi vous aide à remplir et à mettre à jour un rapport des réalisations.

Sur cette page :

Outils clés :

How to complete your first achievement report: Step-by-step

Le modèle de rapport des réalisations est une feuille de calcul Excel comportant 8 onglets, mais vous devez uniquement insérer des informations dans les champs de couleur bleue des 2 onglets suivants lorsque vous vous préparez à une première évaluation de la conformité :

  • Onglet 1 : Analyse de l'effectif
  • Onglet 3 : Objectifs

L'onglet 2 (Analyse des données sur la mobilité) et l'onglet 8 (Efforts) ne sont remplis que lorsque vous préparez une évaluation de conformité subséquente. Les onglets 4 à 7 sont utilisés pour montrer et évaluer les résultats sur chacun des 4 groupes désignés.

Onglet 1 : Analyse de l'effectif

Utilisez votre rapport sommaire d'analyse de l'effectif pour remplir les tableaux 1 à 4 de l'onglet 1 du rapport des réalisations. Le rapport et les tableaux identifient tous les écarts de représentation de votre organisation par catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi (CPÉME) et par groupe désigné. Cette information est automatiquement générée dans le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT) après que vous ayez téléversé votre fichier employee.txt.

Onglet 3 : Objectifs

Vous devez établir des objectifs raisonnables à court et à long terme pour embaucher des membres des groupes désignés dans chaque groupe professionnel qui présente un écart de représentation dans votre analyse de l'effectif. Les objectifs d'embauche à court terme devraient être atteints dans un délai de 1 à 3 ans, tandis que les objectifs à long terme devraient être atteints dans 3 ans ou plus. La plupart des informations contenues dans l'onglet Objectifs seront pré-remplies à partir des données que vous avez saisies dans les onglets analyse de l'effectif et analyse des données sur la mobilité.

Définissez vos objectifs à court terme dans les tableaux 1, 3, 5 et 7 (un pour chaque groupe désigné) dans l'onglet 3 du rapport des réalisations en procédant comme suit :

  • Regardez la colonne R pour voir où vous avez un nombre négatif, car cela montre l'écart de représentation
  • Dans les rangées où vous avez un nombre négatif :
    • Copiez les données de la colonne Q dans la colonne P. Votre objectif est d'embaucher des membres des groupes désignés à un taux égal ou supérieur à leur disponibilité dans la population active
      • Notez que l'objectif de représentation des femmes ne peut être supérieur à 50 % ; ne fixez donc pas d'objectif de recrutement dans la colonne P si la représentation des femmes dans un groupe professionnel est déjà de 50 % ou plus dans la colonne T
  • Vous pouvez ensuite tester vos objectifs de recrutement en entrant des pourcentages plus élevés dans la colonne P pour voir quel objectif de représentation serait raisonnable à atteindre et être aussi proche de zéro que possible dans la colonne S

Si votre organisation le sait, vous pouvez également :

  • Indiquez votre % de projection de croissance annuelle de l'effectif dans la colonne E.
  • Indiquez le pourcentage de rotation annuelle de votre effectif dans la colonne H.

Tableau 1 exemple de l'onglet 3 : Objectifs

Les objectifs de recrutement à court terme que vous avez fixés dans la colonne P des tableaux 1, 3, 5 et 7 seront automatiquement mis à jour dans la colonne D des tableaux 2, 4, 6 et 8 (un pour chaque groupe désigné). Copiez les données de la colonne D dans la colonne F (ou insérez d'autres pourcentages plus élevés dans la colonne F) pour établir vos objectifs à long terme. Un espace est prévu pour que vous puissiez ajouter des commentaires, par exemple sur la façon dont vous comptez atteindre ces objectifs.

Tableau 2 exemple de l'onglet 3 : Objectifs

Comment remplir un rapport des réalisations subséquent

Le modèle de rapport des réalisations est une feuille de calcul Excel comportant 8 onglets. Lorsque vous vous préparez à une évaluation de conformité subséquente, il vous suffit d'insérer des informations dans les champs de couleur bleue des 4 onglets suivants :

  • Onglet 1 : Analyse de l'effectif
  • Onglet 2 : Analyse des données sur la mobilité
  • Onglet 3 : Objectifs
  • Onglet 8 : Efforts

Le rapport sommaire de l'analyse de l'effectif de votre organisation, les formulaires 4, 5 et 6, ainsi que le rapport des réalisations rempli précédemment vous aideront dans ces tâches. Notez que les onglets 4 à 7 sont utilisés pour montrer et évaluer les résultats sur chacun des 4 groupes désignés.

Onglet 1 : Analyse de l'effectif

Utilisez votre rapport sommaire d'analyse de l'effectif pour remplir les tableaux 5 à 8 (un pour chaque groupe désigné) de l'onglet 1 du rapport des réalisations. Le rapport et les tableaux identifient tous les écarts de représentation de votre organisation par CPÉME et par groupe désigné. Ces informations sont automatiquement générées dans le SGIEMT après que vous ayez téléversé votre fichier employee.txt.

Onglet 2 : Analyse des données sur la mobilité

En utilisant les tableaux d'analyse des données sur la mobilité de l'onglet 2, vous pouvez saisir et analyser les données sur les employés embauchés, promus et licenciés au niveau national, par groupe désigné et non désigné, depuis votre dernier rapport des réalisations.

Exemple de l'onglet 2 : analyse des données sur la mobilité

Onglet 3 : Objectifs

La plupart des informations contenues dans les tableaux de l'onglet Objectifs seront déjà remplies avec les données que vous avez saisies dans les onglets analyse de l'effectif et analyse des données sur la mobilité.

Pour les tables 9, 11, 13 et 15 (une pour chaque groupe désigné) :

  • Regardez la colonne R pour voir où vous avez un nombre négatif, car cela montre l'écart de représentation
  • Dans les colonnes où vous avez un nombre négatif :
    • Copiez les données de la colonne Q dans la colonne P. Votre objectif est d'embaucher des membres des groupes désignés à un taux égal ou supérieur à leur disponibilité dans la population active.
      • Notez que l'objectif de représentation des femmes ne peut être supérieur à 50 % ; ne fixez donc pas d'objectif de recrutement dans la colonne P si la représentation des femmes dans un groupe professionnel est déjà de 50 % ou plus dans la colonne T
  • Vous pouvez ensuite tester vos objectifs de recrutement en entrant des pourcentages plus élevés dans la colonne P pour voir quel objectif de représentation serait raisonnable à atteindre et être aussi proche de zéro que possible dans la colonne S.

Si votre organisation le sait, vous pouvez également :

  • Indiquez votre % de projection de croissance annuelle de l'effectif dans la colonne E.
  • Indiquez le pourcentage de rotation annuelle de votre effectif dans la colonne H.

Les objectifs de recrutement à court terme que vous avez fixés dans la colonne P des tableaux 9, 11, 13 et 15 seront automatiquement mis à jour dans la colonne D des tableaux 10, 12, 14 et 16 (un pour chaque groupe désigné). Copiez les données de la colonne D dans la colonne F (ou insérez d'autres pourcentages plus élevés dans la colonne F) pour établir vos objectifs à long terme. Un espace est prévu pour que vous puissiez ajouter des commentaires, par exemple sur la façon dont vous comptez atteindre ces objectifs.

Onglet 8 : Efforts

Cet onglet énumère une série de mesures obligatoires et autres pour mettre en œuvre le Programme de contrats fédéraux. Cochez toutes celles qui s'appliquent à votre organisation. Notez que pour être en conformité avec le programme, toutes les mesures requises doivent être mises en œuvre.

Une section « Contexte opérationnel » vous permet de signaler tout événement ayant pu influencer les activités d'équité en matière d'emploi de votre organisation, comme une restructuration d'entreprise, des licenciements importants ou un événement économique.

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